DEFINICIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
Las tablas de retención documental son un listado de seres, con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
La administración se verá beneficiada con al elaboración de las tablas de retención ya que éstas:
Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes faces de archivo.
Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Desde el punto de vista del trabajo archivístico las TRD. son fundamentales porque:
Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total.
Ayudan a controlar la producción y tramite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivístico para el manejo racional de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.