ACUERDO No. 002 (Enero 23 de 2004)

Considerando que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. Y que el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

 Establecer los lineamientos básicos que deben seguir las entidades del Estado en sus diferentes niveles y las empresas privadas que cumplen funciones públicas, para la organización de sus fondos acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental.

 CUADRO DE CLASIFICACIÓN. Esquema que refleja la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una institución. En él se registran jerárquicamente las Secciones, Subsecciones, las Series y Subseries  Documentales.

ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de identificar y conocer las unidades administrativas que produjeron la documentación.

 Búsqueda y recuperación de Manuales de Funciones y Procedimientos, Estatutos y organigramas (en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolución de la estructura orgánica de la institución.

Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos, informes estadísticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado.

DATOS DEL ARCHIVO: nombre del archivo, ubicación física, fecha de creación, ubicación en la estructura Administrativa.

 CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN: Se debe constatar si se presenta deterioro biológico, químico o físico; también se requiere determinar en qué unidades de  conservación (Carpetas, AZ, legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros) se encuentra la documentación.

DIAGNÓSTICO: Una vez adelantadas las tareas anteriores, se procederá a elaborar un diagnóstico que refleje la situación real del fondo acumulado, explicando en él, todas las circunstancias observadas; tales como, el estado de organización documental, instrumentos de recuperación de la información, inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre otros.

En la organización documental se observarán los principios y procesos archivísticos relacionados a continuación: Clasificación, Ordenación, Descripción.

En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollarán las siguientes actividades:

- DEPURACIÓN (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo).

- Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo. - Foliación y retiro del material abrasivo.