ACUERDO # 006 18 OCTUBRE 2011
Que el artículo 20 de la ley 594 de 2000 establece "Las entidades públicas que se supriman o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas".
Conformidad con las normas aplicables, reglamentará lo relativo a los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales, así como reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
Gestión del Expediente Pensional. Los operadores del Sistema General de
Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución de solicitudes pensional es u otras prestaciones periódicas (asignaciones de retiro), además de las obligaciones propias en el manejo de sus archivos deberán regirse por el siguiente reglamento para la adecuada gestión del expediente pensional.
Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo y de conformidad con lo establecido en las disposiciones legales vigentes que regulan la materia se entenderá por:
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material.
ARCHIVO ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos y reunidos secuencialmente.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapa sucesiva por la que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que solo puede leerse o interpretarse por computador.
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vita; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcional mente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
EXPEDIENTE PENSIONAL: Es aquella unidad documental compleja, donde se ordenan y conservan de manera cronológica el conjunto de documentos con los que se pretende el reconocimiento del derecho a una prestación económica aportados por el interesado, entidad o institución y los operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución de solicitudes pensiónales u otras prestaciones periódicas (asignaciones de retiro).
INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
OPERADORES DEL SISTEMA GENERAL DE PENSIONES: y las entidades que tienen a su cargo la resolución de solicitudes pensiónales u otras prestaciones periódicas (asignaciones de retiro): Operadores del Sistema General de Pensiones y las entidades que tienen a su cargo la resolución de solicitudes pensiónales u otras prestaciones periódicas (asignaciones de retiro) en todos los órdenes, estén o no en liquidación, que Por el cual se reglamenta la organización y manejo de [os expedientes pensiónales".
REGISTRO DE APORTES: Es un archivo magnético donde se registran todas las cotizaciones y/o aportes realizados por los afiliados al Sistema General de Pensiones.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o del archivo central, tal como se consigna en la tabla de Retención documental.
TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una unidad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.